Dr. Andreas Hufgard

Die Vorteile von betriebswirtschaftlicher Standardsoftware sind vielen Anwenderunternehmen bekannt. Nicht weniger bekannt sind die relativ hohen Kosten für SAP-Systeme. Sie teilen sich auf in Lizenzkosten, Implementierung, Weiterentwicklung und Betrieb. Mit der RBE Plus Situations- und der Potenzialanalyse lassen sich Kosten und Nutzen von SAP-Systemen überwachen und deutlich verbessern. Im folgenden Artikel veranschaulichen wir, für welche Situation und Zielgruppe die Situationsanalyse und die Potenzialanalyse geeignet sind und in welchen zeitlichen Abständen sie durchgeführt werden sollten.

Situationsanalyse: Situation erkennen, Projekte planen, periodisch überwachen

Die Situationsanalyse durchleuchtet im Bereich Anwendungsmanagement detailliert Systemnutzung, -erweiterung und -management. Sie erstellt ausführliche Nutzungsprofile über Transaktionen und Reports mit Informationen über Nutzungsintensität, Kontinuität und Anzahl der Anwender. Darüber hinaus werden Systemerweiterungen durch Kundentransaktionen, Tabellen und Programme offengelegt. Hinzu kommen Aspekte des Systemmanagements, beispielsweise welche Risiken kritische Transaktionen bergen sowie eine Auflistung von Kennzahlen des Systembetriebs. Sie eignet sich daher ebenso für die kontinuierliche Systemüberwachung wie auch für die Projektplanung und -kontrolle.

Eine Situationsanalyse ist für den CIO alle sechs Monate empfehlenswert. Für einen Projektleiter bietet sie sich zu Beginn einer Planungsphase, zum Beispiel für ein Upgrade-, ein Erweiterungsprojekt oder für eine Reorganisationsmaßnahme an. Darüber hinaus ist die Situationsanalyse in komplexen Systemlandschaften für Zentralbereiche von Interesse, die für verschiedene Organisationen oder Standorte ein Nutzungsbild erhalten wollen, beispielsweise nach Roll-out-Projekten oder aus Controllinggründen.

Ergebnissicherung

Eine wichtige Voraussetzung für eine erfolgreiche SAP Nutzungsanalyse ist die Vollständigkeit. Eine komplette Betrachtung von Stammdaten, Customizing und Bewegungsdaten ist Grundbedingung, um ein klares und richtiges Bild der Lage zu erhalten. Dies wird durch zwei Darstellungsformen der Analyseergebnisse erreicht. Zum einen durch die Produktivitätsmatrix, welche für einen Fachbereich die wichtigsten Indikatoren gegenüberstellt: Anzahl der Dialog-User, Belege pro Monat und Automatisierungsgrad. Der CIO kann auf einen Blick Arbeitsteilung und Produktivität in den Bereichen beurteilen. Zum anderen durch den Summary-Report, der ? ähnlich einem betriebswirtschaftlichen Lagebericht in einer Bilanz ? für jeden Fachbereich einen Überblick über die betriebswirtschaftliche Nutzung anhand von Prozessstatistiken, Stammdatenverwendungen und den wichtigsten Customizing-Indikatoren ermöglicht. In dieses Dokument ist die langjährige Erfahrung von IBIS eingeflossen, beispielsweise hinsichtlich der wichtigsten Faktoren oder wie diese im Zusammenhang dargestellt werden müssen.

Eine detailliertere Sicht liefern zusätzlich die entsprechend verknüpften Detailanalyseblätter, die beispielsweise genau auflisten, welche Verkaufsdokumente konfiguriert, welche seit Produktivsetzung und welche in den letzen drei bis sechs Monaten verwendet wurden. Als Rückversicherung und Erklärungskomponente liegt dem Summary-Report eine vollständige Liste der evaluierten Prozesse und Prüfschritte bei. Dadurch ist eine vollständige Detailsicht möglich, um weitere Fragen zu beantworten.

In einem Schnellüberblick für das Management liefert das CIO-Summary die wesentlichen Inhalten zur periodischen Überwachung der Systemnutzung. In verkürzter Form werden technische, betriebswirtschaftliche und risikobehaftete Aspekte der Systemnutzung dargestellt und Anomalien hervorgehoben. Ein CIO oder ein Projektleiter kann sich dadurch periodisch über die aktuelle Nutzungssituation in der gesamten Breite informieren.

Interpretation der Ergebnisse

Für CIO-Summary und Summary-Report sollte jeweils eine Stunde einkalkuliert werden, um sich die wichtigsten Aspekte vor Augen zu führen. IBIS bietet für die Interpretation der Ergebnisse zusätzlich Unterstützung an, um je nach Projektfragestellung die entsprechenden Detailinformationen oder Zusammenhänge zu verdeutlichen und für den Einsatz nutzbar zu machen. Für die Erklärung und Verwendungsprüfung der Situationsanalyse ist im gesamten Workshop mit einem Aufwand von einem bis zwei Tagen zu rechnen, je nach Umfang der SAP-Nutzung im Unternehmen.

Die Potenzialanalyse durchleuchtet ergänzend zu den Inhalten der Situationsanalyse weitere Details. Beispielsweise benötigt die Situationsanalyse bei der Analyse eines Kundenauftrags drei relevante Details, um eine Nutzung festzustellen. Die Potenzialanalyse betrachtet dagegen 35 Aspekte. Sie ist daher im Gegensatz zur Situationsanalyse für die konkrete Durchführung von Projekten wie betriebswirtschaftliche Upgrades oder Harmonisierung der Systemnutzung geeignet. Darüber hinaus dient sie als Entscheidungshilfe, um unnötige Kosten des Systembetriebs aufzudecken und gezielt zu senken. Zusätzlich liefert die Potenzialanalyse eine detaillierte, aktuelle Dokumentation eines SAP-Systems in seinen unterschiedlichsten Ausprägungen und aus unterschiedlichen Perspektiven. Bei Systemvergleichen oder Vergleichen im Zeitablauf erschließt die Potenzialanalyse weitere Nutzenfelder, da die Unterschiede zwischen Mandaten oder einzelnen Organisationen ebenfalls transparent werden. Auch die Einarbeitung neuer Mitarbeiter kann durch die Dokumentationsform der Potenzialanalyse beschleunigt werden.

Die Potenzialanalyse richtet sich an Projektteams und -mitarbeiter in den einzelnen Fachbereichen, die neben der aktuellen Nutzungsbewertung Kosten reduzieren, Organisationen harmonisieren oder Systeme vereinfachen und verbessern möchten. Sie sollte einmal im Jahr durchgeführt werden, um eine Faktenbasis für unterschiedliche Berichterstattungen oder Dokumentationspflichten zu erhalten.

Ergebnissicherung

Ergänzend zu den Darstellungsformen der Situationsanalyse bietet die Potenzialanalyse drei weitere Darstellungsformen. In der Themenmappe zum Kundenauftrag werden neben Belegarten und Positionstypen weitere Aspekte, wie Einteilungen, Bedarfsarten und Integration in andere Fachbereiche detailliert betrachtet. So werden Nutzung wie Nicht-Nutzung eines Bereiches angezeigt, um eventuelle funktionale Reserven zu identifizieren.

Um Potenziale noch besser aufdecken zu können, arbeitet die Version 2009 mit einem neuen Instrument aus dem strategischen Management. Für jedes der fünf Themen in den Bereichen Vertrieb, Pre-Sales, Rahmenverträge, Kundenaufträge, Lieferungen und Rechnungen gibt es eine sogenannte Scorecard mit drei bis fünf Dimensionen, welche die wichtigsten Kennzahlen zur Aufdeckung von Potenzialen darstellt.

Dabei wird der Anteil der genutzten Dokument-Arten bewertet, aber auch die Verwendung von bestimmten Prozessen identifiziert. Auch klassische Effizienzkriterien, wie der Anteil der geblockten oder stornierten Aufträge, werden ausgewiesen. Ein zusätzlicher Aspekt der Version 2009 ist die spezielle Betrachtung der Anwender. Dabei wird die Arbeitsteilung über den Anteil der sogenannten Poweruser identifiziert. All diese Kennzahlen liefern Hinweise auf mögliche Handlungsmaßnahmen. Sei es, dass die Anzahl der Anwender, die nur wenige Aufträge im Monat erfassen, reduziert oder die Nutzungsreserven bewertet und geprüft werden sollen.

Eine spezielle Perspektive der Potenzialanalyse richtet sich auf die Grenzbereiche der Nutzung, die ein enormes Einsparungs- und Verbesserungspotenzial haben. Sie werden über sogenannte Nutzungsprofile identifiziert. Meist handelt es sich dabei um Dokumentarten, Prozessvarianten oder Stammdatenbereiche, die nur selten verwendet werden. Schwerpunkte der Nutzung sind besonders bei Schulungsmaßnahmen oder Verbesserungsaktivitäten von Interesse und können dort eine hohe Wirkung erzielen. Gründe für die geringe Nutzungsintensität beispielsweise einer Belegart können ihre seltene Anwendbarkeit sein oder die Tatsache, dass der zugrundeliegende Prozess speziell oder nur ein Sonderfall ist. In einem Workshop mit den Fachbereichsverantwortlichen kann schnell geklärt werden, ob und welche Potenziale hier schlummern. Dadurch ist es auch im langfristigen Vergleich möglich, Verbesserungen bezüglich der Standardisierung, Harmonisierung und Vereinfachung zu verfolgen.

Eine Sonderform der Potenzialanalyse bezieht sich auf das betriebswirtschaftliche Upgradepotenzial. Geprüft wird dabei, ob das neue Release interessante betriebswirtschaftliche Neuerungen bietet, die möglichst schnell genutzt und dabei die eigenen Entwicklungen ablösen sollten. Diese Analyse kann auch unabhängig von einem technischen Upgradeprojekt jederzeit durchgeführt werden.

Interpretation der Ergebnisse

Die Aufbereitung der Analyseergebnisse im RBE Plus Browser mit seinen grafischen Darstellungselementen und seiner neuen Suchfunktion ermöglichen, die Details schnell und effizient zu erschließen, um sie in die tägliche Arbeit einzubinden. Die Interpretation durch IBIS-Analysten bietet im Rahmen eines Workshop-Dialoges zwischen IBIS-Experten und Fachbereichsmitarbeitern die Möglichkeit, schneller Potenziale zu erschließen und einen Maßnahmenkatalog zu erarbeiten. Der Workshopaufwand einer Potenzialanalyse variiert je nach Themenstellung zwischen zwei und vier Tagen, wobei eine dezentrale Nacharbeit und zwei unterschiedliche Workshops empfehlenswert sind.

Fazit

Sowohl mit der Situations- als auch mit der Potenzialanalyse lassen sich Betrieb und Nutzen eines SAP-Systems kontinuierlich prüfen, überwachen und verbessern. Während sich die Situationsanalyse zur Projektplanung- und Kontrolle wie auch zur Systemüberwachung für Management und Projektleiter empfiehlt, richtet sich die Potenzialanalyse besonders an IT-Abteilungen, Fachbereiche und Projektteams. Im Vordergrund stehen bei dieser Analyseform detailliertere Untersuchungen, daher eignet sie sich besonders zur Steuerung von Projekten und Verbesserung von Systemen und Prozessen. Beide Analysepakete tragen maßgeblich zu einer verbesserten Nutzung des SAP-Systems bei und helfen, langfristig Kosten zu sparen. Der Return on Investment (ROI) stellt sich in beiden Analysen relativ schnell ein und zahlt sich langfristig aus.

Empfehlungen für den Einsatz der RBE Plus Situations- oder Potenzialanalyse - je nach Fragestellung oder Projektanforderung

IBIS stellt im Rahmen der RBE Plus Analysepakete zwei Formen der Nutzungsanalyse eines produktiven SAP-Systems zur Verfügung: die Situations- und die Potenzialanalyse. Beide haben unterschiedliche Inhalte, Aufgaben und Zielgruppen.