Autor: Dr. Udo Siedler
(E-3 Magazin, S. 12, Juni 2012)
(S@PPORT, S. 44, September 2012)

Im Laufe der Zeit sammeln sich in einem SAP ERP HCM-System (Human Capital Management) in den verschiedenen Infotypen die Daten der Mitarbeiter an. Diese unterliegen einerseits den geplanten und tatsächlich gelebten Veränderungen in den personalwirtschaftlichen Prozessen. Anderseits sind diese aber auch stark externen Vorgaben unterworfen, beispielsweise den sich ständig verändernden gesetzlichen und tariflichen Anforderungen. Wie lassen sich demnach notwendige Nutzungsdaten selektieren und aufbereiten, um diese für weitere personalwirtschaftliche Analysen nutzen zu können? Oder anders formuliert: Wie können Anwenderunternehmen ein belastbares Kennzahlensystem (KPI) aufbauen?

Kennzahlensystem muss hohe Anforderungen erfüllen
Die Dynamik der Personalarbeit stellt besondere Anforderungen an ein Kennzahlensystem. Schließlich soll dieses über einen längeren Zeitraum Bestand haben, um beispielsweise Zeitreihenvergleiche durchführen zu können oder gar benchmarkfähig zu sein. Hier kommt auch der Unterschied von einer belegorientierten Zeitpunktbetrachtung wie sie im Rechnungswesen oder in der Logistik gängig ist zur zeitraumbezogenen Datenablage in einem SAP ERP HCM-System für die Analyse zum Tragen.

Ein standardisiertes, strukturiertes und prozessorientiert aufbereitetes Kennzahlensystem ist also notwendig, um die Aktivitäten der Personalabteilung transparent und vergleichbar darzustellen. Das bedeutet, dass die IT-Abteilung die Kennzahlen, sofern sie nicht deren Qualitätssicherung dienen, an den Geschäftsanforderungen zur Leistungssteuerung ausrichten und bereitstellen muss. Mit Hilfe einer solchen Nutzungsanalytik ist die IT-Abteilung und die Personalabteilung in der Lage, einen besseren Einblick in das gelebte SAP-System zu erhalten und sich auf verändernde Nutzungsanforderungen auszurichten. Nur mit einem klaren Lagebild lassen sich Ansatzpunkte für Verbesserungen und Innovationen erkennen. Wer die Nutzung seines SAP-Systems genau kennt, kann beispielsweise klären, in welchen Bereichen viele Benutzer und Prozessschritte betroffen sind und wo eine Investition einen hohen ROI erzielt.

IT und Fachabteilung auf Linie bringen
Um allerdings beide Abteilungen und deren Fachkompetenzen zusammenzubringen, ist es empfehlenswert, die Kennzahlen in einer Prozessstruktur intermediär zu präsentieren. Hier bietet sich das Business Process Repository (BPR) von SAP als Basis an. Das BPR stellt alle SAP ERP HCM-Prozesse aus Sicht der SAP übersichtlich dar. Als Einstieg lassen sich beispielsweise mit Hilfe des RBPD-Services (Reverse Business Process Documentation) von SAP die Nutzungskennzahlen der Transaktionen und Reports im SAP-System ermitteln und anschließend die unternehmensindividuellen personalwirtschaftlichen Prozesse aufbauen. Da die Tätigkeiten der Personalabteilung sehr stark stamm- und bewegungsdatenorientiert sind, müssen diese Kennzahlen an zusätzliche Objekte (Infotypen) angegliedert werden. Standardisiert lassen sich so für die über 700 Infotypen des Personalmanagements Kennzahlen generisch über deren Key-Felder ermitteln. Um den Überblick zu wahren, ist für die Präsentation der KPIs eine Gruppierung der Infotypen nach folgenden Kernapplikationen und Länderspezifika ratsam:

• Personalmanagement in: Persönliche Daten, organisatorische Daten, Planungsdaten, vertragliche und betriebliche Daten sowie Mehrfachbeschäftigung
• Personalzeitwirtschaft in: Arbeitszeitmanagement, Zeitkontingente, Zeiterfassung, Arbeitszeitblatt, etc.
• Personalentlohnung in: Abrechnung (allgemein), Abrechnung (länderspezifisch), Vergütungsmanagement, etc.

Infotypen in Kennzahlen darstellen und miteinander vergleichen
Die Nutzung der Infotypen lässt sich für die Anzahl der Benutzer, die gesamten Datensätze, für die Änderungen in der Analyseperiode sowie für die archivierten Daten, zugeordneten Texte und gesperrten Daten als Kennzahlen darstellen und vergleichen. Die nächste Ebene der Kennzahlen bilden die genutzten Felder der Infotypen mit den korrespondierenden Customzingdaten. Diese lassen sich in Bezug setzen und für die gesamten Daten oder für den jeweiligen Analysezeitraum auswerten. Somit sind qualitative und quantitative Aussagen über die genutzten Feldwerte und Systemanpassungen möglich. Daraus lassen sich objektive Kennzahlen bilden, beispielsweise die Anzahl zugeordneter Lohnarten im Infotyp "Basisbezüge" oder die Anzahl nicht genutzter Kundenlohnarten. Ein tieferer Blick ins Customizing kann auf der nächsten Ebene beispielsweisen die Anzahl von Kundenschemen mit der durchschnittlichen Anzahl der Programmzeilen (Lines of Code) aufzeigen.

Für stabile Infotypen und Datenfelder lassen sich auf diese Weise Kennzahlen aufbauen, die für unternehmensspezifische Vergleiche von Mandanten und Cluster oder auch übergreifende Benchmarks herangezogen werden können. Durch eine zeitnahe Entwicklung liegen Kennzahlen, die zum Beispiel durch gesetzliche Anforderungen (Steuer oder Sozialversicherung) angepasst wurden oder hinzukommen, aktuell vor. Ein derart strukturiertes Kennzahlensystem kann sowohl für die Belange der IT-Abteilung genutzt, als auch fachlich in der Personalabteilung ausgewertet werden. Es bildet eine objektive, nutzungsorientierte Dokumentation und damit eine wertvolle Basis für die interdisziplinäre Kommunikation und Planung der IT- und Personalabteilung.